Politique de confidentialité

1. Qui est responsable ?

#JAMES the BnB Butler, Knokke, Belgique, numéro de TVA BE0777963457, est le responsable du traitement.

Contact pour la vie privée : hallojames@bnbbutler.be.

2. Quelles données traitons-nous dans l’application, et pourquoi ?

Numéro de mobile : compte, connexion et vérification

Votre compte est lié à votre numéro de mobile. Nous l’utilisons pour créer votre compte, pour vous permettre de vous connecter et pour vérifier votre numéro au moyen d’un code à usage unique, que vous recevez via WhatsApp ou par SMS. Pour envoyer et vérifier ce code, nous travaillons avec Twilio (Twilio Verify), qui reçoit votre numéro de mobile et le code. Un code est valable 10 minutes. Afin de prévenir les abus, nous enregistrons quand un code a été demandé, pour quel numéro ou quelle adresse e-mail, depuis quelle adresse IP et si le code était correct. Nous ne conservons pas le code lui-même.

Base juridique : exécution d’un contrat (art. 6.1.b RGPD). Pour l’enregistrement des demandes : intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD), à savoir la sécurité de votre compte.

Mises à jour WhatsApp : uniquement avec votre consentement

Après la confirmation de votre numéro, nous vous demandons si vous souhaitez recevoir des mises à jour via WhatsApp. Rien n’est présélectionné. Si vous choisissez « oui », nous vous envoyons des mises à jour via WhatsApp. Votre identifiant WhatsApp est votre numéro de mobile. Pour cela, nous travaillons avec WhatsApp (Meta). Nous conservons votre choix et le moment où vous l’avez fait. Sans votre consentement, nous ne vous envoyons pas de mises à jour WhatsApp. Un code de vérification envoyé via WhatsApp n’est pas une mise à jour et ne relève pas de ce consentement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en répondant « STOP » ou en envoyant un e-mail à hallojames@bnbbutler.be. Cela n’affecte pas les messages que nous avons envoyés auparavant.

Base juridique : consentement (art. 6.1.a RGPD).

Adresse e-mail : réinitialisation du mot de passe

Nous utilisons votre adresse e-mail pour vous envoyer un code lorsque vous souhaitez réinitialiser votre mot de passe. Vous pouvez également recevoir ce code via WhatsApp ou par SMS. Nous envoyons les e-mails via Mandrill (Mailchimp Transactional).

Base juridique : exécution d’un contrat (art. 6.1.b RGPD).

Face ID et Touch ID : uniquement sur votre appareil

Si vous activez la connexion avec Face ID ou Touch ID, la reconnaissance a lieu entièrement sur votre appareil, par le système d’exploitation. Nous ne voyons ni ne conservons jamais les données de votre visage ou de vos empreintes digitales. Votre appareil indique seulement à l’application si la vérification a réussi ou échoué.

Notifications push : uniquement avec votre consentement

Si vous autorisez les notifications, votre appareil reçoit un jeton push, que nous associons à votre compte pour vous envoyer des notifications. Les notifications sont transmises via Expo et via le service de notifications d’Apple (iPhone) ou de Google (Android). Vous pouvez désactiver les notifications à tout moment dans les réglages de votre appareil.

Base juridique : consentement (art. 6.1.a RGPD).

Signalement des erreurs : Sentry (UE)

Si l’application plante ou rencontre une erreur, nous envoyons un rapport d’erreur technique à Sentry, avec des données stockées dans l’Union européenne. Un tel rapport contient des données techniques telles que le type d’appareil, le système d’exploitation et la version de l’application, l’heure et ce qui n’a pas fonctionné. Nous n’y incluons pas votre nom, votre adresse e-mail ni votre numéro de mobile. Nous utilisons ces données uniquement pour trouver et corriger les erreurs.

Base juridique : intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) : une application stable et sûre.

Mises à jour de l’application

L’application télécharge de petites mises à jour depuis les serveurs d’Expo. Cela implique des données techniques telles que votre adresse IP et la version de l’application.

Base juridique : intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) : une application sûre et à jour.

Quelle publicité a mené à un téléchargement : Meta App Events et Google Firebase, uniquement avec votre autorisation

Pour savoir quelle publicité a mené à un téléchargement de l’application ou à un nouveau compte, l’application mesure trois moments : l’installation, l’ouverture de l’application et la création d’un compte. Elle le fait avec Meta App Events (Meta Platforms Ireland Ltd.) et Google Firebase / Google Analytics (Google Ireland Ltd.).

• Sur un iPhone ou un iPad, uniquement après que vous avez répondu « Autoriser » à la question d’Apple « Autoriser cette app à suivre vos activités ? ». Sans cette réponse, il n’y a que le comptage anonyme d’Apple (SKAdNetwork), qui ne vous identifie pas.
• Sur Android et partout dans l’Union européenne, uniquement après que vous avez donné votre autorisation dans l’application.
• Lorsque vous créez un compte, notre serveur signale ce nouveau compte à Meta (Conversions API) et à Google Analytics. Votre adresse e-mail et votre numéro de mobile ne sont transmis que chiffrés (hachés), jamais sous une forme lisible.

Vous pouvez retirer votre autorisation à tout moment dans les réglages de l’application, ou en écrivant à hallojames@bnbbutler.be. Les durées de conservation (section 7) et vos droits (section 9) s’appliquent également ici.

Base juridique : consentement (art. 6, par. 1, a) RGPD).

Données que vous saisissez vous-même

Votre nom, votre photo de profil, votre numéro de mobile, votre adresse e-mail, vos séjours et réservations, vos demandes de services et vos messages dans le chat avec votre butler. Nous utilisons ces données pour fournir les services de l’application.

Base juridique : exécution d’un contrat (art. 6.1.b RGPD).

3. Chat sur le site web

Quand recevons-nous quelque chose

Sur notre site web, vous pouvez discuter avec #JAMES ou nous contacter via WhatsApp. Tant que vous ne tapez rien et n’appuyez pas sur « Discuter sur WhatsApp », rien n’est envoyé à nos serveurs : jusque-là, les pages que vous consultez restent uniquement dans votre navigateur.

Lorsque vous envoyez un premier message, nous recevons en même temps : la page sur laquelle vous vous trouvez et les cinq dernières pages de votre visite, la manière dont vous êtes arrivé sur le site web (site de provenance, codes de campagne, code Look Book), la langue et le fuseau horaire de votre navigateur et si vous utilisez un téléphone ou un ordinateur. À partir de votre adresse IP, nous déduisons uniquement votre pays et votre ville approximatifs ; nous ne conservons pas l’adresse IP elle-même.

Mémorisation de votre conversation

Après votre premier message, nous mémorisons votre conversation dans votre navigateur pendant 30 jours : au moyen d’un cookie fonctionnel sur bnbbutler.be, ou dans le stockage de votre navigateur lorsque le chat est affiché dans une autre fenêtre. Ainsi, vous retrouvez votre conversation lorsque vous revenez. Ce cookie est nécessaire au fonctionnement du chat et n’est pas utilisé à des fins statistiques ou publicitaires.

Continuer avec Google : uniquement si vous cliquez

En bas du chat, vous pouvez choisir « Continuer avec Google », pour sauvegarder votre conversation et recevoir notre réponse par e-mail. Si vous ne faites rien, vous continuez simplement à discuter sans que nous sachions qui vous êtes.

Si vous cliquez, Google vous montre d’abord quelles données seront partagées. Nous recevons alors uniquement votre nom et votre adresse e-mail. Nous ne voyons jamais votre mot de passe ni votre numéro de mobile. Google envoie aussi votre photo de profil ; nous ne la conservons pas. Notre serveur vérifie auprès de Google que la connexion est authentique, puis conserve votre nom et votre adresse e-mail avec votre conversation.

Base juridique : consentement (art. 6.1.a RGPD) : vous le choisissez vous-même en cliquant.

Questions de #JAMES et vos réponses

Pour vous aider correctement, #JAMES vous pose quelques questions dans le chat, par exemple votre nom, la destination et les dates, le nombre d’invités ou l’heure d’un service, et si nous pouvons noter votre numéro de mobile ou votre adresse e-mail. Répondre n’est pas obligatoire. Ce que vous répondez est conservé avec votre conversation et votre demande.

Si vous avez donné votre numéro de mobile ou votre adresse e-mail, nous pouvons aussi vous répondre par ce biais : via WhatsApp ou par SMS, ou par e-mail. Si vous ne répondez pas, nous envoyons un seul rappel automatique, environ 30 minutes plus tard, dans le chat et par le canal que vous avez indiqué. Une fois toutes les questions répondues, vous recevez un lien vers une page personnelle avec votre demande, où vous pouvez encore ajouter des remarques.

Nous n’envoyons pas de notifications de navigateur ni de publicité par le chat.

Base juridique : réponse à votre question et préparation d’un éventuel contrat (art. 6.1.b RGPD).

Reconnaissance automatique de votre question

Vos messages sont lus automatiquement afin de reconnaître ce que vous demandez (par exemple la location d’une maison, un service ou un partenariat) et de placer au bon endroit les données que vous écrivez vous-même, telles que votre nom, votre numéro de mobile, la destination et les dates. Pour cela, nous utilisons également un service d’IA (Anthropic, Claude), qui traite vos messages uniquement pour notre compte. Un membre de l’équipe #JAMES décide toujours si une demande est lancée ; aucune décision n’est prise à votre sujet sans intervention humaine.

Base juridique : intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) : traiter votre question rapidement et correctement.

Transmission de votre demande à des prestataires de services

Si vous demandez un service (par exemple un nettoyage ou un chef), nous pouvons transmettre la demande à des prestataires de services de votre région pour voir qui est disponible. Cela n’a lieu qu’après confirmation par un membre de l’équipe #JAMES, et uniquement avec ce qui est nécessaire : le type de service, le lieu et la période, jamais votre nom ni vos coordonnées.

Si vous appuyez sur « Discuter sur WhatsApp »

C’est une démarche délibérée pour nous contacter. Nous conservons alors les mêmes données avec un code court (par exemple C-7K2QM) qui figure déjà dans votre message WhatsApp, afin de pouvoir répondre à votre message dans le bon contexte. Votre message WhatsApp lui-même passe par WhatsApp (Meta), voir la section 5.

Nous utilisons les données du chat uniquement pour vous aider, pas à des fins publicitaires, et nous ne les vendons pas.

4. Site web : cookies, statistiques et publicité

Les cookies sont de petits fichiers qu’un site web enregistre sur votre appareil, par exemple pour vous reconnaître lors d’une visite ultérieure.

Le site web bnbbutler.be utilise les services suivants, qui utilisent des cookies ou des technologies similaires :

• Google Analytics 4, chargé via Google Tag Manager (Google Ireland Ltd.) : pour voir comment les visiteurs utilisent le site web, par exemple quelles pages sont consultées, pendant combien de temps et depuis quel pays. Finalité : statistiques, pour améliorer le site web.
• Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd.) : pour mesurer l’efficacité de nos publicités sur Facebook et Instagram et pour montrer des publicités aux personnes qui ont visité notre site web. Finalité : publicité. Meta peut associer ces données à un compte Facebook ou Instagram et est elle-même responsable de ses propres traitements.

Ces services traitent notamment des identifiants de cookies, les pages que vous visitez et ce que vous y faites, des données sur votre appareil et votre navigateur, ainsi que votre adresse IP ou une localisation approximative qui en est déduite. Des données peuvent également être traitées aux États-Unis (voir la section 6).

Vous pouvez refuser ou supprimer les cookies dans les paramètres de votre navigateur. Vous pouvez également bloquer Google Analytics avec le module complémentaire de désactivation de Google (tools.google.com/dlpage/gaoptout) et adapter vos préférences publicitaires auprès de Meta dans vos paramètres Facebook ou Instagram.

Le cookie fonctionnel du chat (section 3) est nécessaire au fonctionnement du chat et n’est pas utilisé à des fins statistiques ou publicitaires. L’application elle-même n’utilise pas de cookies publicitaires ; la manière dont elle mesure les téléchargements et les nouveaux comptes est expliquée à la section 2.

Le site web peut contenir des liens vers d’autres sites web, qui ne sont pas exploités par nous. Nous vous conseillons donc de lire leurs politiques de confidentialité. Nous ne sommes pas responsables du contenu ni des pratiques en matière de vie privée des sites web ou services de tiers.

5. Avec qui partageons-nous des données ?

Nous travaillons avec des prestataires de services (sous-traitants) qui traitent vos données uniquement pour notre compte et selon nos instructions :

Nous communiquons également des données lorsque la loi l’exige.

6. Transferts en dehors de l’UE

Certains prestataires traitent des données aux États-Unis. Mandrill (The Rocket Science Group LLC / Intuit) relève du cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-US Data Privacy Framework). Pour les autres prestataires établis en dehors de l’UE, tels que Twilio, Meta, Google, Anthropic, Netlify et Expo, nous nous appuyons sur des garanties appropriées : le cadre de protection des données UE-États-Unis et/ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

7. Combien de temps conservons-nous vos données ?

• Données de compte et ce que vous saisissez dans l’application : aussi longtemps que votre compte existe. Si vous supprimez votre compte, nous effaçons ces données dans un délai de 30 jours, sauf obligation légale de conservation.
• Conversations du chat du site web, avec vos réponses et (si vous avez cliqué) votre nom et votre adresse e-mail via Google : aussi longtemps que vous êtes client, sinon 2 ans après le dernier message.
• Code lié à « Discuter sur WhatsApp » (code et contexte) : 90 jours.
• Cookie ou stockage du navigateur pour mémoriser votre conversation : 30 jours.
• Codes de vérification : valables 10 minutes. L’enregistrement des demandes (numéro ou adresse e-mail, adresse IP, heure) : aussi longtemps que nécessaire pour assurer la sécurité de votre compte.
• Consentement WhatsApp : jusqu’à ce que vous le retiriez. Nous conservons la preuve de ce consentement aussi longtemps que nécessaire pour pouvoir le démontrer.
• Rapports d’erreur dans Sentry : jusqu’à 90 jours.
• Mesure des téléchargements et des nouveaux comptes dans l’application (section 2) : nous ne conservons rien en dehors de votre compte ; Meta et Google conservent ces mesures selon leurs propres durées de conservation. Si vous retirez votre autorisation, l’application cesse de mesurer.

8. Sécurité

Nous protégeons vos données par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, telles que des connexions chiffrées (HTTPS), un accès restreint et un nombre limité de tentatives lors de la saisie des codes. Aucun système n’est sûr à 100 %, mais nous faisons tout notre possible pour protéger vos données.

9. Vos droits

Vous avez le droit d’accéder à vos données, de les rectifier ou de les effacer, de limiter le traitement, de vous y opposer et le droit à la portabilité des données. Vous pouvez retirer tout consentement à tout moment.

Vous pouvez supprimer votre compte dans l’application via ⋮ → profile → delete account, ou en envoyant un e-mail à hallojames@bnbbutler.be.

Envoyez votre demande à hallojames@bnbbutler.be. Nous y répondrons dans un délai d’un mois.

Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, www.autoriteprotectiondonnees.be.

10. Enfants

L’application et le site web ne sont pas destinés aux enfants de moins de 13 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données d’enfants de moins de 13 ans. Si nous constatons que cela s’est produit, nous supprimerons ces données. Si vous êtes parent ou tuteur et que vous savez que votre enfant nous a communiqué des données à caractère personnel, veuillez nous contacter.

11. Modifications

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de confidentialité, par exemple à l’occasion d’une nouvelle version de l’application ou d’une nouvelle fonctionnalité sur le site web. La date indiquée en haut correspond à la dernière modification. Nous vous informerons dans l’application de toute modification importante.

12. Contact

Des questions sur la vie privée ? Envoyez un e-mail à hallojames@bnbbutler.be.