Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

#JAMES the BnB Butler, Knokke, België, btw-nummer BE0777963457, is de verwerkingsverantwoordelijke.

Contact over privacy: hallojames@bnbbutler.be.

2. Welke gegevens verwerken wij in de app, en waarom?

Gsm-nummer: account, inloggen en bevestiging

Uw account is gekoppeld aan uw gsm-nummer. Wij gebruiken het om uw account aan te maken, u te laten inloggen en uw nummer te bevestigen met een eenmalige code. Die code ontvangt u via WhatsApp of per sms. Voor het versturen en controleren van die code werken wij met Twilio (Twilio Verify), dat daarvoor uw gsm-nummer en de code ontvangt. Een code is 10 minuten geldig. Om misbruik te voorkomen houden wij bij wanneer een code werd aangevraagd, voor welk nummer of e-mailadres, vanaf welk IP-adres en of de code klopte. De code zelf bewaren wij niet.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG). Voor het bijhouden van de aanvragen: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG), namelijk de beveiliging van uw account.

WhatsApp-updates: alleen met uw toestemming

Nadat u uw nummer hebt bevestigd, vragen wij of u updates via WhatsApp wilt ontvangen. Er staat niets vooraf aangevinkt. Kiest u “ja”, dan sturen wij u updates via WhatsApp. Uw WhatsApp-ID is uw gsm-nummer. Daarvoor werken wij met WhatsApp (Meta). Wij bewaren uw keuze en het tijdstip ervan. Zonder uw toestemming sturen wij u geen WhatsApp-updates. Een verificatiecode via WhatsApp is geen update en valt hier niet onder. U kunt uw toestemming altijd intrekken door “STOP” te antwoorden of te mailen naar hallojames@bnbbutler.be. Dat verandert niets aan de berichten die wij al eerder verstuurden.

Rechtsgrond: toestemming (art. 6.1.a AVG).

E-mailadres: wachtwoord opnieuw instellen

Wij gebruiken uw e-mailadres om u een code te sturen als u uw wachtwoord opnieuw wilt instellen. Die code kunt u ook via WhatsApp of per sms ontvangen. E-mails versturen wij via Mandrill (Mailchimp Transactional).

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG).

Face ID en Touch ID: alleen op uw toestel

Als u inloggen met Face ID of Touch ID inschakelt, gebeurt de herkenning volledig op uw toestel, door het besturingssysteem. Wij krijgen uw gezichts- of vingerafdrukgegevens nooit te zien en slaan ze niet op. De app krijgt van uw toestel alleen “gelukt” of “mislukt” terug.

Pushmeldingen: alleen met uw toestemming

Als u meldingen toestaat, krijgt uw toestel een pushcode (token) die wij aan uw account koppelen om u meldingen te sturen. Meldingen worden afgeleverd via Expo en via de meldingendienst van Apple (iPhone) of Google (Android). U kunt meldingen altijd uitzetten in de instellingen van uw toestel.

Rechtsgrond: toestemming (art. 6.1.a AVG).

Foutrapportage: Sentry (EU)

Als de app vastloopt of een fout maakt, sturen wij een technisch foutrapport naar Sentry, met gegevens die in de Europese Unie worden opgeslagen. Zo’n rapport bevat technische gegevens zoals het type toestel, de versie van het besturingssysteem en van de app, het tijdstip en wat er misging. Uw naam, e-mailadres of gsm-nummer sturen wij niet mee. Wij gebruiken dit alleen om fouten op te sporen en op te lossen.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG): een stabiele en veilige app.

App-updates

De app haalt kleine updates op via de servers van Expo. Daarbij worden technische gegevens verwerkt, zoals uw IP-adres en de app-versie.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG): een veilige en actuele app.

Welke advertentie leidde tot een download: Meta App Events en Google Firebase, alleen met uw toestemming

Om te weten welke advertentie tot een download van de app of tot een nieuw account leidde, meet de app drie momenten: de installatie, het openen van de app en het aanmaken van een account. Dat gebeurt met Meta App Events (Meta Platforms Ireland Ltd.) en Google Firebase / Google Analytics (Google Ireland Ltd.).

• Op een iPhone of iPad alleen nadat u op de vraag van Apple “Sta toe dat deze app je volgt” met “Sta toe” antwoordt. Zonder dat antwoord is er alleen de anonieme telling van Apple (SKAdNetwork), die u niet herkent.
• Op Android en overal in de Europese Unie alleen nadat u in de app toestemming gaf.
• Wanneer u een account aanmaakt, meldt onze server dat nieuwe account aan Meta (Conversions API) en aan Google Analytics. Uw e-mailadres en gsm-nummer gaan alleen versleuteld (gehasht) mee, nooit leesbaar.

U kunt uw toestemming altijd intrekken in de instellingen van de app, of door te schrijven naar hallojames@bnbbutler.be. De bewaartermijnen (punt 7) en uw rechten (punt 9) gelden ook hier.

Rechtsgrond: toestemming (art. 6, lid 1, a AVG).

Gegevens die u zelf invult

Uw naam, profielfoto, gsm-nummer, e-mailadres, verblijven en reserveringen, serviceaanvragen en berichten in de chat met uw butler. Wij gebruiken die gegevens om de diensten van de app te leveren.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG).

3. Chat op de website

Wanneer wij iets ontvangen

Op onze website kunt u met #JAMES chatten of via WhatsApp contact opnemen. Zolang u niets typt en niet op “Chat via WhatsApp” tikt, sturen wij niets naar onze servers: de pagina’s die u bekijkt, blijven tot dan alleen in uw browser.

Stuurt u een eerste bericht, dan ontvangen wij samen met uw bericht: de pagina waarop u bent en de laatste vijf pagina’s van uw bezoek, hoe u op de website kwam (verwijzende website, campagnecodes, code van een Look Book), de taal en tijdzone van uw browser en of u een gsm of een computer gebruikt. Uit uw IP-adres leiden wij alleen grof uw land en stad af; het IP-adres zelf bewaren wij niet.

Uw gesprek onthouden

Na uw eerste bericht onthouden wij uw gesprek 30 dagen in uw browser: met één functionele cookie op bnbbutler.be, of in de opslag van uw browser als de chat in een ander venster getoond wordt. Zo ziet u uw gesprek terug als u later terugkomt. Die cookie is nodig om de chat te laten werken en wordt niet voor statistiek of advertenties gebruikt.

Ga verder met Google: alleen als u zelf klikt

Onderaan de chat kunt u kiezen voor “Ga verder met Google”, om uw gesprek te bewaren en ons antwoord per e-mail te krijgen. Doet u niets, dan chat u gewoon verder zonder dat wij weten wie u bent.

Klikt u erop, dan toont Google u eerst zelf welke gegevens gedeeld worden. Daarna ontvangen wij alleen uw naam en uw e-mailadres. Uw wachtwoord en uw gsm-nummer krijgen wij nooit te zien. Google stuurt ook uw profielfoto mee; die bewaren wij niet. Onze server controleert bij Google of de aanmelding echt is en bewaart dan uw naam en e-mailadres bij uw gesprek.

Rechtsgrond: toestemming (art. 6.1.a AVG): u kiest er zelf voor door te klikken.

Vragen van #JAMES en uw antwoorden

Om u goed te helpen stelt #JAMES in de chat zelf enkele vragen, bijvoorbeeld uw naam, de bestemming en periode, het aantal gasten of het tijdstip van een dienst, en of wij uw gsm-nummer of e-mailadres mogen noteren. Antwoorden is niet verplicht. Wat u antwoordt, bewaren wij bij uw gesprek en uw aanvraag.

Hebt u uw gsm-nummer of e-mailadres gegeven, dan kunnen wij u ook daarlangs antwoorden: via WhatsApp of sms, of per e-mail. Antwoordt u niet, dan sturen wij één keer automatisch een herinnering, ongeveer 30 minuten later, in de chat en via het kanaal dat u gaf. Zodra alle vragen beantwoord zijn, krijgt u een link naar een persoonlijke pagina met uw aanvraag, waar u nog opmerkingen kunt toevoegen.

Wij sturen geen browsermeldingen en geen reclame via de chat.

Rechtsgrond: uw vraag beantwoorden en een eventuele overeenkomst voorbereiden (art. 6.1.b AVG).

Uw vraag automatisch herkennen

Uw berichten worden automatisch gelezen om te herkennen wat u vraagt (bijvoorbeeld een huis huren, een dienst of een samenwerking) en om gegevens die u zelf schrijft, zoals uw naam, gsm-nummer, bestemming en data, op de juiste plaats in te vullen. Daarvoor gebruiken wij ook een AI-dienst (Anthropic, Claude), die uw berichten alleen in onze opdracht verwerkt. Een medewerker van #JAMES beslist altijd zelf of een aanvraag gestart wordt; er worden geen beslissingen over u genomen zonder menselijke tussenkomst.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG): uw vraag snel en juist behandelen.

Uw aanvraag doorgeven aan dienstverleners

Vraagt u een dienst (bijvoorbeeld schoonmaak of een chef), dan kunnen wij de vraag doorgeven aan dienstverleners in uw regio om te zien wie beschikbaar is. Dat gebeurt pas nadat een medewerker van #JAMES het bevestigt, en alleen met wat nodig is: de soort dienst, de plaats en de periode, nooit uw naam of contactgegevens.

Tikt u op “Chat via WhatsApp”

Dat is een bewuste stap om contact op te nemen. Wij bewaren dan dezelfde gegevens bij een korte code (bijvoorbeeld C-7K2QM) die al in uw WhatsApp-bericht staat, zodat wij uw bericht in de juiste context kunnen beantwoorden. Uw WhatsApp-bericht zelf loopt via WhatsApp (Meta), zie punt 5.

Wij gebruiken de gegevens uit de chat alleen om u te helpen, niet voor advertenties, en wij verkopen ze niet.

4. Website: cookies, statistiek en advertenties

Cookies zijn kleine bestandjes die een website op uw toestel bewaart, bijvoorbeeld om u bij een volgend bezoek te herkennen.

De website bnbbutler.be gebruikt de volgende diensten, die cookies of vergelijkbare technieken gebruiken:

• Google Analytics 4, geladen via Google Tag Manager (Google Ireland Ltd.): om te zien hoe bezoekers de website gebruiken, bijvoorbeeld welke pagina’s bezocht worden, hoe lang en vanuit welk land. Doel: statistiek, om de website te verbeteren.
• Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd.): om te meten hoe goed onze advertenties op Facebook en Instagram werken en om advertenties te tonen aan mensen die onze website bezochten. Doel: advertenties. Meta kan deze gegevens koppelen aan een Facebook- of Instagram-account en is voor zijn eigen verwerking zelf verantwoordelijk.

Deze diensten verwerken onder meer cookie-ID’s, de pagina’s die u bezoekt en wat u daar doet, gegevens over uw toestel en browser, en uw IP-adres of een daaruit afgeleide geschatte locatie. Gegevens kunnen ook in de Verenigde Staten verwerkt worden (zie punt 6).

U kunt cookies weigeren of verwijderen in de instellingen van uw browser. Daarnaast kunt u Google Analytics blokkeren met de opt-out-add-on van Google (tools.google.com/dlpage/gaoptout) en uw advertentievoorkeuren bij Meta aanpassen in uw Facebook- of Instagram-instellingen.

De functionele cookie van de chat (punt 3) is nodig om de chat te laten werken en dient niet voor statistiek of advertenties. De app zelf gebruikt geen advertentiecookies; hoe de app downloads en nieuwe accounts meet, leest u in punt 2.

De website kan links naar andere websites bevatten. Die worden niet door ons beheerd. Lees daarom ook hun privacyverklaring. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud of het privacybeleid van websites of diensten van derden.

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij werken met dienstverleners (verwerkers) die uw gegevens alleen in onze opdracht en volgens onze instructies verwerken:

Wij geven gegevens ook door als de wet ons daartoe verplicht.

6. Doorgifte buiten de EU

Sommige dienstverleners verwerken gegevens in de Verenigde Staten. Mandrill (The Rocket Science Group LLC / Intuit) valt onder het EU-VS Data Privacy Framework. Voor de andere dienstverleners buiten de EU, zoals Twilio, Meta, Google, Anthropic, Netlify en Expo, zorgen wij voor passende waarborgen: het EU-VS Data Privacy Framework en/of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

• Accountgegevens en wat u in de app invult: zolang uw account bestaat. Verwijdert u uw account, dan wissen wij deze gegevens binnen 30 dagen, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.
• Gesprekken in de chat op de website, met uw antwoorden en (als u klikte) uw naam en e-mailadres via Google: zolang u klant bent, anders 2 jaar na het laatste bericht.
• Code bij “Chat via WhatsApp” (code en context): 90 dagen.
• Cookie of browseropslag om uw gesprek te onthouden: 30 dagen.
• Verificatiecodes: 10 minuten geldig. Het overzicht van de aanvragen (nummer of e-mailadres, IP-adres, tijdstip): zolang nodig voor de beveiliging van uw account.
• Toestemming voor WhatsApp: tot u ze intrekt. Het bewijs van die toestemming bewaren wij zolang dat nodig is om ze te kunnen aantonen.
• Foutrapporten in Sentry: maximaal 90 dagen.
• Meting van downloads en nieuwe accounts in de app (punt 2): wij bewaren niets buiten uw account; Meta en Google bewaren deze metingen volgens hun eigen bewaartermijnen. Trekt u uw toestemming in, dan stopt de app met meten.

8. Beveiliging

Wij beveiligen uw gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen, zoals versleutelde verbindingen (HTTPS), beperkte toegang en een beperkt aantal pogingen bij het invoeren van codes. Geen enkel systeem is 100 % veilig, maar wij doen er alles aan om uw gegevens te beschermen.

9. Uw rechten

U hebt het recht om uw gegevens in te zien, te laten verbeteren of wissen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en uw gegevens over te dragen. Een gegeven toestemming kunt u altijd intrekken.

Uw account verwijderen kan in de app via ⋮ → profile → delete account, of per e-mail naar hallojames@bnbbutler.be.

Stuur uw vraag naar hallojames@bnbbutler.be. Wij antwoorden binnen één maand.

Bent u niet tevreden, dan kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

10. Kinderen

De app en de website zijn niet bedoeld voor kinderen jonger dan 13 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen onder 13. Merken wij dat dit toch gebeurde, dan wissen wij die gegevens. Bent u ouder of voogd en weet u dat uw kind ons persoonsgegevens gaf, neem dan contact met ons op.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij een nieuwe versie van de app of een nieuwe functie op de website. De datum bovenaan toont de laatste wijziging. Bij belangrijke wijzigingen laten wij het u weten in de app.

12. Contact

Vragen over privacy? Mail naar hallojames@bnbbutler.be.