Conditions de réservation et d'annulation

1. Champ d'application et primauté

Nous agissons en tant qu'intermédiaire professionnel et gestionnaire de logements de location de courte durée, dans le monde entier. Nous pouvons proposer des logements par l'intermédiaire de plateformes tierces telles que Booking.com, Airbnb, Expedia, Vrbo et FeWo-direkt, ainsi que par d'autres canaux ou partenaires commerciaux.

Les présentes conditions s'appliquent également lorsque vous réservez par l'intermédiaire d'une telle plateforme. En cas de contradiction entre les présentes conditions et celles d'une plateforme, les présentes conditions prévalent toujours. Aucun droit ne peut être tiré des conditions d'une plateforme de réservation externe.

Après une réservation par l'intermédiaire d'une plateforme, vous devenez un hôte de #JAMES : dès que vous confirmez votre numéro de mobile au moyen d'un code dans la #JAMES app, votre réservation apparaît sur votre tableau de bord dans l'application.

2. De la demande à la réservation

Vous pouvez demander un séjour via notre site web, le chat, la #JAMES app, un lien personnel (page d'accueil personnalisée) ou une plateforme de réservation. Nous vous envoyons alors une proposition via l'application ou, sans compte, par WhatsApp, SMS ou e-mail avec un lien vers une page personnelle.

Toute offre reste sans engagement jusqu'à ce que :

• le propriétaire du logement ait approuvé la réservation ; et
• vous ayez effectué le pré-check-in obligatoire dans la #JAMES app (voir article 3).

Vous recevez une invitation à activer votre compte par WhatsApp, SMS ou e-mail. Sans cette invitation, vous pouvez toujours télécharger vous-même la #JAMES app et activer votre compte.

Tant que la réservation n'a pas été approuvée par le propriétaire et par vous, seules les dates et le nombre d'hôtes (jusqu'au maximum autorisé pour le logement) peuvent être modifiés. Un autre logement constitue une nouvelle proposition.

3. Contrat numérique juridiquement contraignant (pré-check-in)

Le contrat d'hébergement est conclu lorsque vous effectuez le pré-check-in obligatoire dans la #JAMES app.

Le pré-check-in comprend :

• l'acceptation expresse des présentes conditions ;
• le téléchargement d'une carte d'identité ou d'un passeport en cours de validité du réservataire ;
• les nom et prénoms légaux complets et l'adresse du domicile du réservataire principal ;
• votre adresse e-mail ;
• vos données de facturation.

L'accomplissement du pré-check-in constitue un contrat juridiquement contraignant et une signature électronique au sens de l'article XII.15 du Code de droit économique belge, et vous acceptez qu'il soit opposable en droit belge. À partir de ce moment, le contrat est juridiquement exécutoire.

4. Informations visuelles et connaissance préalable

Avant de confirmer, vous recevez un Look Book numérique au format PDF comprenant des photographies professionnelles (sans déformation grand angle) et du matériel vidéo du logement, afin que vous puissiez décider sur la base d'informations suffisantes. Vous avez également accès à notre site web, à Instagram, à YouTube et à d'autres canaux en ligne, qui présentent nos logements en détail.

En effectuant le pré-check-in, vous confirmez avoir reçu des informations suffisantes et transparentes et accepter le logement tel qu'il a été présenté. Aucune réclamation ne peut être fondée sur des éléments qui étaient raisonnablement visibles ou appréciables à partir de ces supports.

5. Check-in et check-out

Sauf mention contraire dans la réservation, le check-in a lieu à partir de 16:00 et le check-out à 11:00. Les horaires d'une plateforme de réservation ne s'appliquent pas.

Un check-in anticipé ou un check-out tardif n'est possible que si nous le confirmons. Il est alors soit inclus (indiqué dans les détails de la réservation), soit facturé sur une ligne distincte de la facture.

6. Facture et paiement

Après votre pré-check-in, nous établissons votre facture. Elle est émise dans la devise de votre réservation et mentionne votre numéro de réservation. La facture indique à quel moment vous avez effectué le pré-check-in et accepté les présentes conditions, et contient le lien vers ces conditions. La TVA est indiquée par ligne ; si la facture est adressée à une entreprise, la TVA belge (21 %) s'applique lorsque la loi l'exige.

Vous recevez un lien vers une page personnelle où vous pouvez consulter et télécharger la facture, même si vous avez un compte dans la #JAMES app (vous la trouvez aussi dans l'application). Avant de la consulter, vous confirmez au moyen d'un code que nous envoyons à votre numéro de mobile par WhatsApp ou par SMS, ou par e-mail si vous n'avez pas votre téléphone sous la main. Nous enregistrons quand et comment la facture a été consultée ou téléchargée.

Tous les moyens de paiement numériques internationaux sont acceptés. Si vous payez par carte de crédit, les frais de carte vous sont facturés en sus du montant de la facture. Les paiements en espèces ne sont jamais acceptés. La facture doit être intégralement payée dans le délai qui y est indiqué. La réservation ne devient définitive qu'après paiement intégral. Dès réception de votre paiement, nous le confirmons dans l'application et dans le chat.

7. Défaut de paiement, mise en demeure et exigibilité immédiate

Si vous ne payez pas à la date d'échéance, vous êtes de plein droit en défaut, sans mise en demeure, et sont dus :

• les intérêts légaux conformément au droit belge ;
• une indemnité forfaitaire de 10 %, avec un minimum de EUR 250 ;
• l'ensemble des frais de recouvrement judiciaires et extrajudiciaires.

Nous pouvons alors :

• refuser l'accès, sans aucun droit au remboursement du montant dû ;
• suspendre le séjour, sans aucun droit au remboursement du montant dû ;
• résilier le contrat sans remboursement ;
• exiger l'exécution intégrale du contrat.

Exigibilité immédiate : en cas de non-paiement d'un quelconque montant dû, tous les montants impayés et futurs afférents à la réservation deviennent immédiatement exigibles de plein droit et sans mise en demeure préalable.

8. Politique d'annulation

L'annulation gratuite est possible (sauf pour les réservations non remboursables) jusqu'à :

• 14 jours avant le check-in en basse saison ;
• 21 jours avant le check-in en haute saison.

Une réservation relève de la haute saison si elle tombe pendant les vacances scolaires du pays où se situe le logement ; à défaut, la basse saison s'applique. Si un autre délai d'annulation s'applique, il est indiqué sur la facture de réservation.

9. Frais d'annulation et code de réduction

Après le délai d'annulation gratuite, l'annulation reste possible jusqu'à 24 heures avant le check-in prévu. Une indemnité de 25 % du montant total de la réservation, tel qu'indiqué sur la facture, devient alors immédiatement exigible, conformément aux conditions de la facture. Si un autre pourcentage s'applique, il est indiqué sur la facture de réservation.

L'annulation moins de 24 heures avant le check-in n'est pas possible. La réservation est alors automatiquement considérée comme une non-présentation (no-show) et le montant intégral de la facture de réservation devient immédiatement exigible.

Ce n'est qu'après le paiement des frais d'annulation que vous recevez un code de réduction personnel et incessible pour une future réservation dans le même logement. Le code de réduction sert uniquement à récupérer le montant payé au titre des frais d'annulation. Les règles suivantes s'y appliquent :

• il ne peut être utilisé que pour une nouvelle réservation dans le même logement que la réservation annulée ;
• il donne droit à une réduction sur le montant total de la nouvelle réservation et ne donne aucun droit aux conditions de la réservation initiale, telles que les tarifs par nuit ou la durée minimale de séjour ;
• les conditions de réservation des nouvelles dates choisies s'appliquent ;
• il est valable six (6) mois à compter de la date de check-in de la réservation annulée ;
• il est personnel et incessible ;
• il ne peut être combiné avec aucune autre réduction, promotion, offre de dernière minute ou de réservation anticipée.

Si vous ne payez pas la facture des frais d'annulation dans le délai prévu, le droit au code de réduction s'éteint immédiatement, sans mise en demeure et sans aucun droit de rétablissement. Au-delà de l'utilisation du code de réduction, aucune réclamation ne peut être formée à notre encontre en vue d'un remboursement ou d'une modification des conditions de la réservation initiale.

10. Acceptation par l'usage

Lorsque vous entrez dans le logement et recevez la clé, vous confirmez accepter son état visible et renoncez à toute réclamation ultérieure concernant des éléments visibles. Aucune renégociation n'est possible après usage. Les réclamations ou avis en ligne formulés de mauvaise foi donneront lieu à des poursuites judiciaires.

11. Documentation du ménage, évaluation et preuve

11.1 Documentation avant le check-in. Immédiatement après la préparation et avant chaque check-in, le service de ménage réalise un enregistrement audiovisuel complet du logement : chaque pièce et chaque objet, la propreté et l'état général, ainsi que tout défaut, toute usure ou toute remarque visible. Ces enregistrements sont conservés sous forme numérique, liés à votre réservation et disponibles dans les détails de votre réservation dans la #JAMES app, pour consultation et commentaires.

11.2 Délai d'évaluation. Dans les 5 minutes suivant le check-in (l'heure est enregistrée et affichée dans la #JAMES app), vous recevez une notification push dans la #JAMES app vous invitant à évaluer le service de ménage et de linge. Vous pouvez alors :

• consulter tous les enregistrements ;
• attribuer une note au ménage (1–10) ;
• attribuer une note à la propreté du logement (1–10) ;
• ajouter des commentaires écrits (obligatoire) ;
• télécharger des preuves photo ou vidéo (obligatoire).

Ce délai d'évaluation reste ouvert pendant quatre (4) heures après l'heure de check-in enregistrée. Après plus de 4 heures d'usage, la situation n'est plus la même qu'au moment du check-in. La notification push vaut notification formelle de cette possibilité.

11.3 Acceptation automatique après 4 heures. Si, dans les 4 heures, vous ne soumettez ni évaluation ni commentaires, ignorez la notification push, n'avez pas autorisé les notifications push sur votre téléphone, n'étiez pas connecté à la #JAMES app ou utilisez le logement sans formuler de remarques, vous êtes réputé avoir irrévocablement confirmé que :

• le logement était propre au moment du check-in ;
• son état correspondait à l'ensemble des supports visuels fournis ;
• la location a débuté avec une acceptation pleine et inconditionnelle.

Après le délai de 4 heures, aucune réclamation relative à la propreté ou à l'état visible n'est acceptée, car après quatre heures d'usage, l'état d'origine ne peut plus être apprécié objectivement.

11.4 Recours exclusif. Si une réclamation est valablement introduite dans les 4 heures, le seul recours consiste en un nouveau nettoyage ou en l'intervention d'un homme à tout faire que nous mettons à disposition pour remédier au problème. Aucune compensation financière, aucun remboursement, aucune réduction ni aucune annulation n'est jamais accordé sur la base de remarques relatives au ménage.

11.5 Charge de la preuve. Les enregistrements audiovisuels réalisés avant le check-in constituent une preuve prima facie de l'état du logement, de sa propreté et de tout défaut existant. En cas de litige, la charge de la preuve que le logement n'était pas propre ou ne se trouvait pas dans l'état documenté au moment du check-in vous incombe entièrement. À défaut de preuve documentée dans le délai d'évaluation de 4 heures, ou si vous n'acceptez pas la solution que nous proposons (un nouveau nettoyage ou un homme à tout faire), vous êtes réputé avoir renoncé à toute prétention contraire.

11.6 Horodatage numérique et preuve. Tous les enregistrements, évaluations, horodatages, notifications push et interactions dans la #JAMES app sont horodatés, conservés de manière sécurisée et accessibles 24/7 à l'hôte, au propriétaire, au personnel de ménage, au host et à #JAMES. Ces données peuvent faire l'objet d'un hachage cryptographique, être conservées sur des serveurs sécurisés aux Pays-Bas et en Belgique, ancrées dans des systèmes d'horodatage basés sur la blockchain et consignées dans des pistes d'audit inaltérables. Elles constituent une preuve électronique recevable en droit belge et peuvent être produites devant les juridictions compétentes, y compris les tribunaux de Bruges, à titre de preuve complète de l'état du logement au moment du check-in, du moment des possibilités d'évaluation et du fait que vous ayez ou non formulé des remarques. Vous reconnaissez expressément la valeur probante de ces enregistrements numériques.

12. Responsabilité et dommages

Le réservataire demeure entièrement responsable des dommages, vols, nettoyages excessifs, usages abusifs et manquements au règlement intérieur. L'inventaire et l'état sont documentés en vidéo. Les dommages excédant la garantie restent intégralement récupérables.

13. Garantie

13.1 Application et paiement. Une garantie est exigée pour chaque réservation. Elle est traitée et détenue exclusivement par l'intermédiaire de la plateforme de paiement Stripe et reste auprès de Stripe jusqu'à sa libération ; elle n'est pas virée sur le compte bancaire de #JAMES, et ni l'hôte ni le propriétaire n'acquièrent de droits sur celle-ci tant que les conditions de libération ne sont pas remplies. Le montant est fixé par logement et indiqué sur la facture de réservation. Même si vous réservez par l'intermédiaire d'une plateforme telle que Booking.com dont les conditions ne prévoient aucune garantie ou une garantie inférieure, nos conditions de garantie s'appliquent intégralement.

13.2 Condition contraignante. L'accomplissement du pré-check-in, y compris l'acceptation des présentes conditions et des conditions de garantie, constitue un contrat juridiquement contraignant. Si vous refusez d'accepter ou de payer la garantie ou les présentes conditions, l'accès au logement peut vous être refusé, sans aucun droit au remboursement total ou partiel des montants déjà payés.

13.3 Fondement de la responsabilité. Les enregistrements audiovisuels et les photographies réalisés avant le check-in et conservés dans la #JAMES app (article 11) constituent l'état de référence du logement aux fins de la garantie. Si vous ne formulez aucune remarque dans les quatre (4) heures suivant le check-in, vous êtes réputé avoir accepté l'état documenté. Les dommages constatés au check-out qui n'étaient pas visibles sur les enregistrements réalisés avant le check-in sont présumés avoir été causés par vous et peuvent être déduits de la garantie.

13.4 Inspection au check-out. Si vous êtes présent à l'heure de check-out convenue indiquée dans la #JAMES app, notre host inspecte le logement avec vous. Si tout est en ordre, la garantie est immédiatement libérée via Stripe en votre présence, et Stripe vous envoie un e-mail de confirmation avant votre départ. Si vous n'êtes pas présent, l'inspection est effectuée par notre host ou par le responsable du ménage, et la libération peut prendre jusqu'à sept (7) jours ouvrables ; vous renoncez alors au droit d'inspecter le logement avec le host et à une confirmation immédiate avant votre départ. L'heure de l'inspection au check-out est indiquée sur votre tableau de bord et dans les détails de votre réservation dans la #JAMES app.

13.5 Réclamations et preuve. Si vous n'étiez pas présent lors de l'inspection au check-out, aucune réclamation ni contestation relative à des dommages n'est acceptée après le check-out, sauf si elle est étayée par des preuves photo ou vidéo claires démontrant que les dommages n'existaient pas ou n'étaient pas visibles sur les enregistrements réalisés avant le check-in. Les dommages constatés au check-out au-delà de la garantie sont à votre charge et sont facturés séparément par #JAMES.

13.6 Libération. La libération dépend de l'inspection et de l'acceptation de l'état documenté du logement. Une libération immédiate après une inspection conjointe est confirmée par un e-mail de Stripe. Si vous êtes absent au check-out, la libération intervient dans les 7 jours ouvrables suivant l'inspection, déduction faite des éventuels dommages.

13.7 Charge de la preuve et preuve numérique. Les enregistrements, horodatages et évaluations du ménage constituent une preuve prima facie de l'état du logement au moment du check-in. La charge de la preuve que des dommages existaient avant le check-in ou n'étaient pas visibles sur les enregistrements vous incombe entièrement. Tous les enregistrements numériques sont conservés de manière sécurisée comme décrit à l'article 11.6 et constituent une preuve recevable devant les juridictions belges compétentes.

13.8 Dommages excédant la garantie. Les dommages excédant le montant de la garantie sont intégralement récupérables auprès de vous. Le paiement de la garantie ne limite pas le droit de #JAMES ou du propriétaire de réclamer une indemnisation complémentaire.

14. Usages interdits

Sont strictement interdits : les fêtes, les événements, l'usage commercial, la sous-location, un nombre d'occupants supérieur à celui indiqué dans la réservation, la consommation de drogues et toute autre activité illégale. Toute infraction autorise la résiliation immédiate sans remboursement et peut donner lieu à la facturation de frais supplémentaires et de dommages, ainsi qu'à des poursuites judiciaires. Les activités illégales sont signalées aux autorités locales.

15. Garantie contre les recours

Vous garantissez #JAMES et le propriétaire du logement contre :

• les réclamations de tiers ;
• les amendes administratives ;
• les pénalités d'une association de copropriétaires ;
• les sanctions communales.

16. Force majeure

Nous ne sommes pas responsables des cas de force majeure échappant à notre contrôle raisonnable.

17. Vie privée

La manière dont nous traitons vos données à caractère personnel (par exemple lors du pré-check-in, pour la facture et dans le chat) est expliquée dans notre politique de confidentialité.

18. Droit applicable et juridiction compétente

Toutes les conventions sont exclusivement régies par le droit belge. Tout litige relatif à leur validité, à leur exécution ou à leur résiliation relève de la compétence exclusive des tribunaux compétents de Bruges, Belgique. Le droit étranger et les juridictions étrangères sont expressément exclus.

19. Acceptation définitive et contact

En effectuant le pré-check-in, en effectuant un paiement (d'acompte) ou en entrant dans le logement, vous confirmez l'acceptation pleine, entière et irrévocable des présentes conditions. Les dérogations ne sont valables que si nous les confirmons par écrit.

Les questions relatives aux présentes conditions et les litiges qui en découlent ne peuvent être soumis que par écrit, par e-mail à legal@bnbbutler.be. Aucun autre moyen de communication n'est valable pour soulever un litige ou demander des éclaircissements.