Boekings- en annuleringsvoorwaarden

1. Toepassing en voorrang

Wij treden op als professionele bemiddelaar en beheerder van vakantieverblijven voor korte termijn, wereldwijd. Wij kunnen verblijven aanbieden via platformen van derden, zoals Booking.com, Airbnb, Expedia, Vrbo en FeWo-direkt, en via andere commerciële kanalen of partners.

Deze voorwaarden gelden ook als u via zo’n platform boekt. Bij strijdigheid tussen deze voorwaarden en de voorwaarden van een platform gaan deze voorwaarden altijd voor. Aan de voorwaarden van een extern boekingsplatform kunnen geen rechten worden ontleend.

Na een boeking via een platform wordt u een gast van #JAMES: zodra u uw gsm-nummer met een code bevestigt in de #JAMES app, staat uw reservering op uw dashboard in de app.

2. Van aanvraag tot boeking

U kunt een verblijf aanvragen via onze website, de chat, de #JAMES app, een persoonlijke link (landingspagina) of een boekingsplatform. Wij sturen u dan een voorstel via de app of, zonder account, via WhatsApp, sms of e-mail met een link naar een persoonlijke pagina.

Elk aanbod blijft vrijblijvend tot:

• de eigenaar van het verblijf de reservering heeft goedgekeurd; en
• u de verplichte pre-check-in in de #JAMES app hebt afgerond (zie artikel 3).

U krijgt een uitnodiging om uw account te activeren via WhatsApp, sms of e-mail. Zonder die uitnodiging kunt u altijd zelf de #JAMES app downloaden en uw account activeren.

Tot de reservering door de eigenaar en door u is goedgekeurd, kunnen alleen de data en het aantal gasten (tot het maximum van het verblijf) gewijzigd worden. Een ander verblijf is een nieuw voorstel.

3. Juridisch bindende digitale overeenkomst (pre-check-in)

De verblijfsovereenkomst komt tot stand wanneer u de verplichte pre-check-in in de #JAMES app afrondt.

De pre-check-in omvat:

• de uitdrukkelijke aanvaarding van deze voorwaarden;
• het opladen van een geldige identiteitskaart of een geldig paspoort van de boeker;
• de volledige wettelijke naam en het woonadres van de hoofdboeker;
• uw e-mailadres;
• uw factuurgegevens.

Het afronden van de pre-check-in is een juridisch bindende overeenkomst en een elektronische handtekening in de zin van artikel XII.15 van het Belgische Wetboek van economisch recht, en u aanvaardt dat ze naar Belgisch recht afdwingbaar is. Vanaf dat moment is de overeenkomst juridisch afdwingbaar.

4. Beeldmateriaal en voorafgaande kennis

Voordat u bevestigt, krijgt u een digitaal pdf-Look Book met professionele foto’s (zonder groothoekvervorming) en videomateriaal van het verblijf, zodat u op basis van voldoende informatie kunt beslissen. U hebt ook toegang tot onze website, Instagram, YouTube en andere online kanalen, die onze verblijven uitgebreid tonen.

Door de pre-check-in af te ronden bevestigt u dat u voldoende en duidelijke informatie hebt gekregen en dat u het verblijf aanvaardt zoals het werd voorgesteld. Er kunnen geen klachten gebaseerd worden op elementen die redelijkerwijs zichtbaar of te beoordelen waren in dat materiaal.

5. Check-in en check-out

Tenzij de reservering iets anders vermeldt, is de check-in vanaf 16:00 en de check-out om 11:00. De uren van een boekingsplatform gelden niet.

Een vroege check-in of een late check-out kan alleen als wij die bevestigen. Ze is dan inbegrepen (vermeld bij de details van de reservering) of wordt aangerekend als aparte regel op de factuur.

6. Factuur en betaling

Na uw pre-check-in maken wij uw factuur op. Ze staat in de munt van uw reservering en vermeldt uw reserveringsnummer. Op de factuur staat wanneer u de pre-check-in hebt afgerond en deze voorwaarden hebt aanvaard, met de link naar deze voorwaarden. De btw staat per regel vermeld; is de factuur gericht aan een bedrijf, dan geldt de Belgische btw (21 %) waar de wet dat vereist.

U krijgt een link naar een persoonlijke pagina waar u de factuur kunt bekijken en downloaden, ook als u een account in de #JAMES app hebt (u vindt ze ook in de app). Vóór het bekijken bevestigt u met een code die wij naar uw gsm-nummer sturen via WhatsApp of sms, of per e-mail als u uw telefoon niet bij de hand hebt. Wij houden bij wanneer en hoe de factuur werd bekeken of gedownload.

Alle digitale internationale betaalmethoden worden aanvaard. Betaalt u met een kredietkaart, dan worden de kosten van de kaart bovenop het factuurbedrag aangerekend. Betalingen in contanten worden nooit aanvaard. De factuur moet volledig betaald worden binnen de termijn die erop staat. De reservering is pas definitief na volledige betaling. Zodra wij uw betaling ontvangen, bevestigen wij dat in de app en in de chat.

7. Niet-betaling, ingebrekestelling en opeisbaarheid

Betaalt u niet tegen de vervaldag, dan bent u van rechtswege en zonder ingebrekestelling in gebreke, en zijn verschuldigd:

• de wettelijke interest volgens het Belgische recht;
• een forfaitaire schadevergoeding van 10 %, met een minimum van EUR 250;
• alle gerechtelijke en buitengerechtelijke invorderingskosten.

Wij kunnen dan:

• de toegang weigeren, zonder recht op terugbetaling van het verschuldigde bedrag;
• het verblijf opschorten, zonder recht op terugbetaling van het verschuldigde bedrag;
• de overeenkomst beëindigen zonder terugbetaling;
• de volledige uitvoering van de overeenkomst eisen.

Onmiddellijke opeisbaarheid: bij niet-betaling van een verschuldigd bedrag worden alle openstaande en toekomstige bedragen van de reservering van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling onmiddellijk opeisbaar.

8. Annuleringsbeleid

Kosteloos annuleren kan (behalve bij niet-terugbetaalbare reserveringen) tot:

• 14 dagen vóór de check-in in het laagseizoen;
• 21 dagen vóór de check-in in het hoogseizoen.

Een reservering valt in het hoogseizoen als ze in de schoolvakanties van het land van het verblijf valt; anders geldt het laagseizoen. Geldt er een andere annuleringstermijn, dan staat die op de reserveringsfactuur.

9. Annuleringskosten en kortingscode

Na de kosteloze annuleringstermijn kunt u nog annuleren tot 24 uur vóór de geplande check-in. Er is dan een vergoeding van 25 % van het totale reserveringsbedrag, zoals vermeld op de factuur, onmiddellijk verschuldigd, volgens de voorwaarden van de factuur. Geldt er een ander percentage, dan staat dat op de reserveringsfactuur.

Annuleren minder dan 24 uur vóór de check-in kan niet. De reservering geldt dan automatisch als no-show en het volledige bedrag van de reserveringsfactuur is onmiddellijk verschuldigd.

Pas na betaling van de annuleringskosten krijgt u een persoonlijke, niet-overdraagbare kortingscode voor een volgende reservering in hetzelfde verblijf. De kortingscode dient alleen om het als annuleringskosten betaalde bedrag terug te winnen. Daarvoor geldt:

• ze kan alleen gebruikt worden voor een nieuwe reservering in hetzelfde verblijf als de geannuleerde reservering;
• ze geeft korting op het totale bedrag van de nieuwe reservering en geeft geen recht op de voorwaarden van de oorspronkelijke reservering, zoals de prijs per nacht of het minimale verblijf;
• de boekingsvoorwaarden van de nieuw gekozen data gelden;
• ze is zes (6) maanden geldig vanaf de check-indatum van de geannuleerde reservering;
• ze is persoonlijk en niet overdraagbaar;
• ze kan niet gecombineerd worden met een andere korting, promotie, last-minute- of vroegboekaanbieding.

Betaalt u de factuur voor de annuleringskosten niet binnen de termijn, dan vervalt het recht op de kortingscode onmiddellijk, zonder ingebrekestelling en zonder recht op herstel. Buiten het gebruik van de kortingscode kan van ons geen terugbetaling of wijziging van de oorspronkelijke reserveringsvoorwaarden geëist worden.

10. Aanvaarding door gebruik

Wanneer u het verblijf betreedt en de sleutel ontvangt, bevestigt u dat u de zichtbare staat aanvaardt en ziet u af van latere klachten over zichtbare elementen. Na gebruik is geen heronderhandeling mogelijk. Klachten of online beoordelingen te kwader trouw leiden tot gerechtelijke stappen.

11. Documentatie van de schoonmaak, beoordeling en bewijs

11.1 Documentatie vóór de check-in. Meteen na de voorbereiding en vóór elke check-in maakt housekeeping een volledige audiovisuele opname van het verblijf: elke kamer en elk voorwerp, de algemene netheid en staat, en zichtbare gebreken, slijtage of opmerkingen. Die opnames worden digitaal bewaard, gekoppeld aan uw reservering en staan bij de details van uw reservering in de #JAMES app, om te bekijken en op te reageren.

11.2 Beoordelingstermijn. Binnen 5 minuten na de check-in (het uur wordt vastgelegd en getoond in de #JAMES app) krijgt u een pushmelding in de #JAMES app met de uitnodiging om de schoonmaak en het linnen te beoordelen. U kunt dan:

• alle opnames bekijken;
• de schoonmaak een score geven (1–10);
• de netheid van het verblijf een score geven (1–10);
• schriftelijke opmerkingen toevoegen (verplicht);
• foto- of videobewijs opladen (verplicht).

Deze beoordelingstermijn staat open tot vier (4) uur na het vastgelegde check-inuur. Na meer dan 4 uur gebruik is de toestand niet meer dezelfde als bij de check-in. De pushmelding geldt als formele kennisgeving van deze mogelijkheid.

11.3 Automatische aanvaarding na 4 uur. Dient u binnen 4 uur geen beoordeling of opmerkingen in, negeert u de pushmelding, hebt u pushmeldingen op uw telefoon niet toegestaan, was u niet ingelogd in de #JAMES app of gebruikt u het verblijf zonder opmerkingen, dan wordt u geacht onherroepelijk te bevestigen dat:

• het verblijf proper was bij de check-in;
• de staat overeenkwam met al het beeldmateriaal dat u kreeg;
• de huur begon met volledige en onvoorwaardelijke aanvaarding.

Na de termijn van 4 uur worden geen klachten over netheid of zichtbare staat meer aanvaard, omdat na vier uur gebruik de oorspronkelijke toestand niet meer objectief te beoordelen is.

11.4 Enige oplossing. Wordt een klacht geldig binnen 4 uur ingediend, dan is de enige oplossing een nieuwe schoonmaak of een klusjesman die wij sturen om het probleem op te lossen. Op basis van opmerkingen over de schoonmaak wordt nooit een financiële vergoeding, terugbetaling, korting of annulering toegekend.

11.5 Bewijslast. De audiovisuele opnames van vóór de check-in gelden als bewijs op het eerste gezicht van de staat van het verblijf, de netheid en bestaande gebreken. Bij betwisting ligt de bewijslast dat het verblijf bij de check-in niet proper was of niet in de gedocumenteerde staat, volledig bij u. Zonder gedocumenteerd bewijs binnen de beoordelingstermijn van 4 uur, of als u de oplossing die wij aanbieden (een nieuwe schoonmaak of een klusjesman) niet aanvaardt, wordt u geacht af te zien van elke andersluidende vordering.

11.6 Digitale tijdstempels en bewijs. Alle opnames, beoordelingen, tijdstempels, pushmeldingen en handelingen in de #JAMES app krijgen een tijdstempel, worden veilig bewaard en zijn 24/7 beschikbaar voor de gast, de eigenaar, de housekeeper, de host en #JAMES. Die gegevens kunnen cryptografisch gehasht worden, bewaard op beveiligde servers in Nederland en België, verankerd in tijdstempelsystemen op basis van blockchain en vastgelegd in onveranderlijke audittrails. Ze vormen toelaatbaar elektronisch bewijs naar Belgisch recht en kunnen voorgelegd worden aan de bevoegde rechtbanken, waaronder die van Brugge, als volledig bewijs van de staat van het verblijf bij de check-in, van het tijdstip van de beoordelingsmogelijkheden en van het al dan niet indienen van opmerkingen. U erkent uitdrukkelijk de bewijswaarde van deze digitale gegevens.

12. Aansprakelijkheid en schade

De boeker blijft volledig aansprakelijk voor schade, diefstal, buitensporige schoonmaak, misbruik en overtreding van de huisregels. De inventaris en de staat worden op video vastgelegd. Schade boven de waarborg blijft volledig verhaalbaar.

13. Waarborg

13.1 Toepassing en betaling. Voor elke reservering is een waarborg vereist. Die wordt uitsluitend verwerkt en bijgehouden via het betaalplatform Stripe en blijft bij Stripe tot de vrijgave; ze wordt niet overgemaakt op de bankrekening van #JAMES, en noch de gast noch de eigenaar verwerft er rechten op zolang de voorwaarden voor vrijgave niet vervuld zijn. Het bedrag is eigen aan elk verblijf en staat op de reserveringsfactuur. Ook als u boekt via een platform zoals Booking.com waarvan de voorwaarden geen of een lagere waarborg voorzien, gelden onze waarborgvoorwaarden volledig.

13.2 Bindende voorwaarde. Het afronden van de pre-check-in, met de aanvaarding van deze voorwaarden en van de waarborgvoorwaarden, is een juridisch bindende overeenkomst. Weigert u de waarborg of deze voorwaarden te aanvaarden of te betalen, dan kan de toegang tot het verblijf geweigerd worden, zonder recht op volledige of gedeeltelijke terugbetaling van al betaalde bedragen.

13.3 Basis voor aansprakelijkheid. De audiovisuele opnames en foto’s van vóór de check-in, bewaard in de #JAMES app (artikel 11), zijn de referentietoestand van het verblijf voor de waarborg. Dient u binnen vier (4) uur na de check-in geen opmerkingen in, dan wordt u geacht de gedocumenteerde staat te aanvaarden. Schade die bij de check-out wordt vastgesteld en niet zichtbaar was op de opnames van vóór de check-in, wordt vermoed door u veroorzaakt te zijn en kan van de waarborg worden afgetrokken.

13.4 Controle bij de check-out. Bent u aanwezig op het afgesproken check-outuur dat in de #JAMES app staat, dan controleert onze host het verblijf samen met u. Is alles in orde, dan wordt de waarborg meteen via Stripe vrijgegeven in uw aanwezigheid, en Stripe stuurt u vóór uw vertrek een bevestiging per e-mail. Bent u niet aanwezig, dan voert onze host of het hoofd van housekeeping de controle uit, en kan de vrijgave tot zeven (7) werkdagen duren; u ziet dan af van het recht om het verblijf samen met de host te controleren en van een onmiddellijke bevestiging vóór vertrek. Het uur van de controle bij de check-out staat op uw dashboard en bij de details van uw reservering in de #JAMES app.

13.5 Klachten en bewijs. Was u niet aanwezig bij de controle bij de check-out, dan worden na de check-out geen klachten of bezwaren over schade aanvaard, tenzij gestaafd met duidelijk foto- of videobewijs dat de schade niet bestond of niet zichtbaar was op de opnames van vóór de check-in. Schade die bij de check-out wordt vastgesteld boven het bedrag van de waarborg, is door u verschuldigd en wordt apart gefactureerd door #JAMES.

13.6 Vrijgave. De vrijgave hangt af van de controle en aanvaarding van de gedocumenteerde staat van het verblijf. Een onmiddellijke vrijgave na een gezamenlijke controle wordt bevestigd met een e-mail van Stripe. Bent u afwezig bij de check-out, dan volgt de vrijgave binnen 7 werkdagen na de controle, verminderd met eventuele schade.

13.7 Bewijslast en digitaal bewijs. Opnames, tijdstempels en beoordelingen van de schoonmaak gelden als bewijs op het eerste gezicht van de staat van het verblijf bij de check-in. De bewijslast dat schade al vóór de check-in bestond of niet zichtbaar was op de opnames, ligt volledig bij u. Alle digitale gegevens worden veilig bewaard zoals beschreven in artikel 11.6 en zijn toelaatbaar bewijs voor de bevoegde Belgische rechtbanken.

13.8 Schade boven de waarborg. Schade boven het bedrag van de waarborg is volledig op u verhaalbaar. De betaling van de waarborg beperkt het recht van #JAMES of de eigenaar niet om een bijkomende vergoeding te vorderen.

14. Verboden gebruik

Strikt verboden: feesten, evenementen, commercieel gebruik, onderverhuur, meer personen dan vermeld in de reservering, drugsgebruik en elke andere illegale activiteit. Een overtreding laat een onmiddellijke beëindiging toe zonder terugbetaling en kan leiden tot het aanrekenen van extra kosten en schade, en tot gerechtelijke stappen. Illegale activiteiten worden gemeld aan de lokale overheid.

15. Vrijwaring

U vrijwaart #JAMES en de eigenaar van het verblijf tegen:

• vorderingen van derden;
• administratieve boetes;
• boetes van een vereniging van eigenaars;
• gemeentelijke sancties.

16. Overmacht

Wij zijn niet aansprakelijk voor gevallen van overmacht buiten onze redelijke controle.

17. Privacy

Hoe wij uw persoonsgegevens verwerken (bijvoorbeeld bij de pre-check-in, voor de factuur en in de chat), leest u in onze privacyverklaring.

18. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Alle overeenkomsten worden uitsluitend beheerst door het Belgische recht. Elk geschil over hun geldigheid, uitvoering of beëindiging valt onder de exclusieve bevoegdheid van de bevoegde rechtbanken van Brugge, België. Buitenlands recht en buitenlandse rechtsmacht zijn uitdrukkelijk uitgesloten.

19. Definitieve aanvaarding en contact

Door de pre-check-in af te ronden, een (voorschot)betaling te doen of het verblijf te betreden, bevestigt u de volledige en onherroepelijke aanvaarding van deze voorwaarden. Afwijkingen gelden alleen als wij ze schriftelijk bevestigen.

Vragen over deze voorwaarden en geschillen die eruit voortvloeien, kunnen alleen schriftelijk per e-mail naar legal@bnbbutler.be worden gestuurd. Geen ander communicatiemiddel is geldig om een geschil aan te kaarten of verduidelijking te vragen.